資料庫管理不是一個單一實體；相反，它是在整個生命週期中控制業務資料的一系列動作（對於某些組織來說，它是一個專用系統）。隨著資料的增長，企業發現在控制資料的大量流入時，資料庫管理有其必要性，以防止應用程式效能不佳，並減少對合規性和連續性的影響。
在「資料庫管理」的保護傘下，企業可以採取多種技術和措施，來減少或防止指數級、不受控制的資料增長所帶來的負面影響。
以下是一些常見的保護性資料庫管理任務的列表：
監控應用程式效能及其資料，並根據需要進行調整
為儲存和容量增長需求進行規畫
打造強大的備份與災難復原解決方案
對資料進行歸檔、分割、複寫和遮罩
什麼是資料庫管理系統？
儘管資料庫管理指的是一系列的最佳實務，但資料庫管理系統 （DBMS）是指管理資料庫的軟體定義型系統。常見的資料庫管理系統包括 Microsoft Access 和 FileMaker Pro。在這個系統中，使用者可以控制資料庫中的資料，並可以根據需要讀取、更新、建立和刪除資料。資料庫管理系統就相當於是一個介面，為終端使用者提供對其資料庫的存取權限，並使他們能夠根據需要組織和存取資料。
資料庫管理系統負責管理資料，是一種讓使用者能存取資料庫中資料的引擎，以及所謂的資料庫綱目，即資料庫的組織結構。它與 DBMS 一起提供了安全性並確保資料完整性，但有些系統甚至可用於在資料庫中提供自動轉返、再啟動、日誌和稽核活動。
資料庫管理系統可以分為多種類型：
集中式系統，系統中所有的資料都位於於一個位置，使用者可以接入該位置來操作資料。
分散式系統，系統中的資料儲存於各個節點中。
聯合式系統能夠在沒有原始資料複製的情況下提供資料。這個類別可以進一步畫分為兩個子類別：
鬆耦合資料庫需要能存取其他的組件資料庫。
緊耦合資料庫使用獨立式處理來接入聯合式系統。
區塊鏈資料庫系統管理交易、財務和其他事務。
資料庫管理如何運作？
簡單來說，資料庫經理和其團隊負責確保企業資料庫的正常運作和效能。使用上述的最佳實務可確保組織資料庫按預期運行。然而，使用資料庫管理系統（DBMS）進行操作可提供急需的控管力和可見性。
簡而言之，資料庫管理系統的工作原理如下：它組織了你的資料庫檔案，並為終端使用者提供對資料更大的存取權限和控管力。為了實現這一點，DBMS 讓使用者能夠操作其資料庫檔案中的資料，包括在需要時建立、編輯和更新資料。在那裡，DBMS 可以從資料庫中儲存和檢索所述資料。
DBMS 提供了 5 個主要功能：
授予多個使用者併行存取單個資料庫的權限。
建立和維護安全規則和使用者存取權限。
定期備份資料，並在發生破壞情況時快速復原。
訂立資料庫規則和標準，以保護資料完整性。
提供「詞典」定義和可用資料的描述。
當然，DBMS 無法取代資料庫經理或資料庫管理員。這些專家確保了資料庫結構按預期運行，並且他們可以建立使用者權限來控制誰可以存取資料。DBMS 和專家可以共同確保對資料的品質管控。
企業為什麼需要資料庫管理
資料的激增沒有絲毫放緩的跡象。結果是，企業不斷投資於資料庫管理任務、資料庫管理器和資料庫管理系統，以執行以下任務：
- 使業務維運按計畫運行
- 記錄客戶、資料庫存和員工的動態
- 維護應用程式和資料庫效能
- 儲存和組織唯一且不同類型的資料
- 自動執行資料庫處理作業和程序
具體來說，資料庫管理系統的效益不容忽視，尤其是隨著人們和機器每天創建的資料量不斷增加的情況下。一個更為顯著的效益是，提高了儲存在資料庫中的資料安全性。藉由 DBMS，企業可以提升對資料的存取，並幫助整個組織的終端使用者共享資料。因此，這些終端使用者可以更快達成銷售，並快速做出決策，因為他們可以存取所需的精確資料。
此外，憑藉資料庫管理系統，企業可以消除由於資料不一致而產生的問題，如果相同資料在不同位置存在多種格式，就會引發這種情況。DBMS 為組織提供了一個完整、清晰的資料共享方式視圖，確保消除了不必要的資料副本。更不用說，DBMS 讓組織能實施資料安全和隱私政策，以降低資料洩露的風險。
最後，終端使用者在可用資料的協助下，將能做出明智的決策。更好、更一致的資料代表高品質的可用資訊，這可以幫助使用者藉由所需的確切資料來做出決策。最終，這將提高整個組織的生產力。
如何選擇資料庫管理系統
不論你的組織是希望建立資料庫管理最佳實務，還是採用資料庫管理系統，選擇合適的 DBMS 取決於多種因素和優先考量事項。
瞭解你現有的資料庫是確定哪個 DBMS 最為合適的第一個關鍵步驟。每個資料庫都有自己獨特的資料，因此企業應該深入瞭解他們的需求。好的 DBMS 將會提供一個關於資料狀態的集中式視圖，因此你可以看到資料的儲存位置，以及它的運作方式。更不用說，DBMS 將允許跨各種應用程式存取資料，而無需先複寫資料。
同樣重要的是要記住，與許多系統一樣，DBMS 需要更多的記憶體和 CPU，因此企業應該牢記自己能否支援這一要求。然而，DBMS 帶來的好處確實顯而易見，尤其是當涉及到不斷增長的敏感資料時，比如在醫療機構中發現的資料。
