Was ist Geschäftskontinuität? (Business Continuity)? Definition und Bedeutung

Geschäftskontinuität - oft auch Business Continuity genannt - ist ein Maß für die Bereitschaft eines Unternehmens, seine zentralen Geschäftsfunktionen und -abläufe bei unerwarteten Unterbrechungen seines Netzwerks oder seiner Infrastruktur aufrechtzuerhalten und Risiken zu minimieren.

Ob durch eine Naturkatastrophe, ein Sicherheitsleck, eine Gerätefehlfunktion, einen Stromausfall oder den plötzlichen Verlust von wichtigen Mitarbeitern – diese potentiellen Bedrohungen können Millionen von Euro kosten und eine Rufschädigung nach sich ziehen.

Wenn es um Geschäftskontinuität geht, wird das Thema oft mit Disaster Recovery in Verbindung gebracht. Tatsächlich verwenden viele Lösungsanbieter BC/DR (Business Continuity/Disaster Recovery) als eine Lösungskategorie. Allerdings ist das nicht dasselbe. Betrachten Sie die Geschäftskontinuität als eine umfassende Strategie zur Aufrechterhaltung des Betriebs während einer Unterbrechung, die auch Disaster Recovery als Teil des Gesamtkonzepts umfasst. Die beiden Themen werden in der Regel gemeinsam diskutiert, denn wenn eine Störung auftritt, müssen wahrscheinlich einige Disaster Recovery-Maßnahmen ergriffen werden, um Daten und Services so schnell wie möglich wiederherzustellen.

Was bedeutet Geschäftskontinuitätsmanagement (Business Continuity Management)? 

Das Geschäftskontinuitätsmanagement umfasst die Aufgabe, Strategien und Pläne für den Umgang mit unerwarteten Ausfällen zu entwickeln. Das bedeutet, dass detaillierte Protokolle und Prozesse entwickelt werden, an die sich die Mitarbeiter im Falle einer Naturkatastrophe, eines Cyberangriffs oder einer anderen Störung halten müssen. 

Um effektiv zu sein, muss zum Beispiel ein Spezialist für das Geschäftskontinuitätsmanagement oder ein Krisenteam zunächst bewerten und analysieren, wie sich eine Störung auf die einzelnen Geschäftsbereiche oder Abteilungen auswirken würde. Wo würden die größten und schwerwiegendsten Auswirkungen auftreten? Was hat bei Systemausfällen oberste Priorität? Was ist das Minimum an akzeptablen Geschäftsabläufen? 

Sobald das Team das Ausmaß und den Schweregrad der Auswirkungen der Unterbrechung auf kritische Geschäftsprozesse kennt, sollte es einen Geschäftskontinuitätsplan als offizielle Richtlinie erstellen, der das weitere Vorgehen im Falle einer solchen Störung beschreibt. 

Was ist ein Geschäftskontinuitätsplan (Business Continuity Plan, BCP)?

Ein Geschäftskontinuitätsplan, manchmal auch als BCP (Business Continuity Plan) bezeichnet, ist ein umfassendes Dokument, das sowohl allgemeine Strategien für den Umgang mit einer größeren Störung als auch die genaueren Details zu den Maßnahmen enthält, die jeder Mitarbeiter oder jede Geschäftseinheit zur Bewältigung des Ereignisses ergreifen wird. Der Plan sollte klare Anweisungen und Prozesse enthalten, um die wichtigsten Abläufe im gesamten Unternehmen aufrechtzuerhalten. 

Ein solider Geschäftskontinuitätsplan enthält Informationen darüber, wie eine Störung in drei Schlüsselbereichen zu behandeln ist: 

1. Gewährleistung der Verfügbarkeit – geschäftskritische Anwendungen müssen funktionsfähig bleiben, unabhängig davon, ob  der Betrieb einen physikalischen Geräteausfall oder eine größere Softwarefehlfunktion in einem Server erlebt. 
2. Kontinuierlicher Betrieb – der Betrieb sollte aufrecht erhalten bleiben, unabhängig davon, ob die Ausfallzeit geplant oder ungeplant war. 
3. Schnelle Wiederherstellung – die schnellstmögliche Wiederherstellung von Daten und Services sollte eine hohe Priorität haben. 

Intelligente Geschäftskontinuitätspläne könnten Kontaktinformationen für den Notfall, eine Liste von Online-Tools, auf die das Krisenteam Zugriff haben muss, Informationen über Backups und deren Aufbewahrungsort, Checklisten für Materialien und Ausrüstung, Standorte von Notfalleinrichtungen wie Generatoren und Anleitungen für manuelle Abhilfemaßnahmen enthalten, die eingeleitet werden können, wenn die Computersysteme ausfallen. 

Ein wichtiger Bestandteil eines Geschäftskontinuitätsplans ist ein Disaster Recovery-Plan, der Strategien für den Umgang mit IT-Störungen bei Netzwerken, Servern, personenbezogenen Computern und mobilen Geräten enthält. Der Plan sollte berücksichtigen, wie die Büroproduktivität und die Unternehmenssoftware wiederhergestellt werden können, damit die wichtigsten Geschäftsanforderungen erfüllt werden. Der Plan sollte auch manuelle Abhilfemaßnahmen vorsehen, damit der Betrieb fortgesetzt werden kann, bis die Computersysteme wiederhergestellt sind.

Warum brauchen Sie einen Geschäftskontinuitätsplan?

Ungewissheit ist eine Konstante im Geschäftsleben und kein Unternehmen kann jedes Risiko ausschalten. Deshalb ist es so wichtig, einen Geschäftskontinuitätsplan zu haben. Ohne einen solchen könnte ein Stromausfall oder eine Naturkatastrophe so viel Ausfallzeit verursachen, dass ein Unternehmen Kunden verliert, einen massiven Imageschaden erleidet oder Millionen von Euro durch entgangene Verkäufe einbüßt. Ein größerer Cyberangriff könnte eine Firma lahmlegen, wenn dieses nicht im Voraus geplant hat, wie es mit einem solchen Ereignis umgehen würde. 

Jedes Unternehmen mit digitalen Geschäftsprozessen sollte sich vor diesen Gefahren schützen - auch wenn sie relativ selten eintreten - und so den potentiellen Schaden begrenzen. Ein Geschäftskontinuitätsplan kann Führungskräften die Sicherheit vermitteln, dass der Betrieb geeignete Maßnahmen ergreifen kann, um ein unerwartetes Ereignis zu überstehen.

Wie erstellt man einen Geschäftskontinuitätsplan?

Es gibt kein Patentrezept für die Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans, aber es existieren einige allgemeine Grundsätze, die für alle gelten. 

• Analyse – wie bereits erwähnt, ist es wichtig zu analysieren, wie sich eine Unterbrechung auf alle Geschäftsfunktionen auswirken würde, vom Vertrieb über Serviceanrufe und Online-Helpdesks bis hin zur Personalabteilung Buchhaltung und darüber hinaus. Die Analyse könnte eine Einstufung enthalten, wie wichtig die einzelnen Abteilungen oder Bereiche für den Geschäftsbetrieb sind. Sie kann auch Schätzungen der Einnahmeverluste nach Funktionen oder andere wichtige Kennzahlen enthalten. 
• Planung – sobald die Untersuchung der Auswirkungen auf das Geschäft abgeschlossen ist und das Krisenteam ein gutes Verständnis dafür hat, welche Geschäftsprozesse am kritischsten sind, kommt die Planung an die Reihe. Dabei erarbeitet das Team einen konkreten Plan, wie während einer Störung vorgegangen werden soll – was jede Abteilung zu tun hat oder welche Schritte die Mitarbeiter unternehmen würden, und zwar sowohl unmittelbar, wenn die Störung eintritt, als auch später, wenn sie vorbei ist. 
• Übung und Vorbereitung – genau wie Unternehmen Brandschutzübungen durchführen, um die Mitarbeiter zu schulen, wie sie sich im Notfall zu verhalten haben, sollten Sie auch Ihren Geschäftskontinuitätsplan üben und testen. Das Testen des Plans hilft dem Krisenteam, Schwachstellen im Plan zu erkennen und zu beseitigen, z. B. Engpässe, bei denen Prozesse nicht wie erwartet funktionieren. Die Tests helfen auch bei der Schulung der Mitarbeiter und bereiten sie darauf vor, in einem realen Störungsszenario zu handeln. Wenn ein Geschäftskontinuitätsplan erfolgreich sein soll, müssen alle Beteiligten den Plan unterstützen – nicht nur das Team, das ihn ausgearbeitet hat. 

Was sollte ein Geschäftskontinuitätsplan beinhalten? 

Ein Geschäftskontinuitätsplan sollte detailliert sein und Informationen darüber enthalten, wie eine Unterbrechung in mehreren zentralen Bereichen bewältigt werden kann: 

• Menschen – der Plan sollte klar die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und die spezifischen Rollen festlegen, die in einem tatsächlichen Szenario die Führung übernehmen werden. 
• Services – ein guter Plan enthält detaillierte Informationen darüber, welche Services geschäftskritisch sind und wie diese trotz der Unterbrechung für die Menschen, die sie benötigen, verfügbar gehalten werden.
• Technologie – die IT-Abteilung hat in einem Geschäftskontinuitätsplan bestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten, und der Plan sollte detailliert beschreiben, wie die Infrastruktur betriebsbereit gehalten wird, um Mitarbeitern und Kunden weiterhin Services und Daten zur Verfügung zu stellen. Dies könnte Informationen über die Verlagerung von Arbeitsplätzen zum Beispiel in das Home Office oder den Zugriff auf Anwendungen und Daten über Cloud-Plattformen usw. beinhalten. 

Wie oft sollte ein Geschäftskontinuitätsplan überprüft werden? 

Es gibt zwar keinen bestimmten Zeitrahmen für die Überprüfung eines Geschäftskontinuitätsplans, aber er sollte von Zeit zu Zeit kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass er noch aktuell und für die vorhandenen Anwendungen und Services relevant ist. Wie oft Sie den Plan überprüfen, hängt von vielen Faktoren ab – manche sagen, mindestens jedes Jahr oder alle zwei Jahre, andere meinen, dass das nur notwendig ist, wenn das Unternehmen eine größere Veränderung in seinen Services oder Geschäftsabläufen erfährt. Eine häufigere Überprüfung kann auch sinnvoll sein, wenn das Unternehmen in einem Gebiet angesiedelt ist, in dem Naturkatastrophen oder andere Störungen öfter vorkommen. Und wenn es kritische Services für Kunden wie z.B. ein Krankenhaus oder eine Strafverfolgungsbehörde anbietet, ist es ebenfalls klug, den Plan häufiger zu überprüfen als dies bei anderen der Fall ist. 

Warum ist Geschäftskontinuität wichtig?

Geschäftskontinuität ist wichtiger denn je, denn die Kunden von heute erwarten, dass Services und Anwendungen jederzeit zur Verfügung stehen. Selbst eine kurze Ausfallzeit kann ein Unternehmen ernsthaft beeinträchtigen und zu einem dauerhaften Schaden führen. Kunden wünschen sich schnelle, rund um die Uhr Verfügbarkeit und die Konkurrenz ist oft nur wenige Klicks entfernt.

Eine frühzeitige Planung für den Katastrophenfall ist einfach ein kluges geschäftliches Vorgehen. Für ein Unternehmen, das wettbewerbsfähig bleiben will, ist es von entscheidender Bedeutung zu wissen, wie es eine Störung bewältigen kann. Mit einem soliden Plan und den richtigen Lösungen kann ein Unternehmen während einer Unterbrechung sogar neue Kunden und Klienten gewinnen, wenn es vor seinen Konkurrenten den Betrieb wieder aufnehmen kann. 

Was sind die Vorteile von Geschäftskontinuität? 

Durch die Planung der Geschäftskontinuität kann Ihr Unternehmen im Falle einer Katastrophe erhebliche Umsatzeinbußen vermeiden. Wenn Sie operativ bleiben, können Sie Ihr positives Markenimage und die Loyalität und das Vertrauen Ihrer Kunden erheblich stärken und sogar neue Kunden gewinnen, wenn Sie zur Verfügung stehen, während die anderen nicht da sind. Sie können sich beruhigt zurücklehnen, da Risiken und finanzielle Probleme aufgrund von Unterbrechungen verringert werden. Darüber hinaus können Sie auch Ihre Daten trotz unerwarteter Ausfallzeiten vor Löschung oder Beschädigung schützen.

Planen Sie schon heute für morgen

Lassen Sie nicht zu, dass Ausfallzeiten das Unternehmen zerstören, für das Sie so hart gearbeitet haben. Schützen Sie Ihren Betrieb mit einem intelligenten, gut durchdachten Geschäftskontinuitätsplan, der sicherstellt, dass Sie während einer größeren Katastrophe einsatzfähig bleiben oder danach so schnell wie möglich den Betrieb wieder aufnehmen können. 

Nutanix kann Ihnen helfen. Wir bieten eine Reihe von Lösungen für Geschäftskontinuität und Disaster Recovery an, mit denen Sie Data Protection und Disaster Recovery direkt in Ihre bestehenden Infrastrukturen und Prozesse integrieren können. So kann die Nutanix Disaster Recovery beispielsweise dazu beitragen, Ausfallzeiten und Datenverluste im Falle einer Störung zu minimieren.